Hoy no estamos viviendo una era de cambios si no un “Cambio de Era”

Comienzo, el artículo, definiendo que es un Sistema: “Es un conjunto de partes que interactúan de acuerdo con un patrón coherente, en la consecución de un objetivo común”.

Una empresa es un sistema de creación humana, el cual mantiene una activa interacción con su ambiente sean clientes, proveedores, acreedores, competidores,  o muchos otros agentes externos. La empresa es un sistema conformado por diversas partes (subsistemas) relacionadas entre sí, que colaboran en armonía con el objetivo de alcanzar una serie de propósitos, tanto de la organización como de sus participantes.

Dando un paso más, la Teoría de Sistema define el concepto de sistema sobre la base de la existencia de cinco condiciones básicas:

  1. Un conjunto de elementos.
  2. Una estructura del sistema (conjunto de relaciones).
  3. Un plan común (conjunto de objetivos).
  4. Unas funciones características (funciones de transformación).
  5. Un conjunto de estados o situaciones observables del sistema.

Según P. Senge, “un sistema es un todo percibido cuyos elementos se mantienen juntos porque se afectan mutuamente y de manera continua a lo largo del tiempo y funcionan para alcanzar un propósito común”.

Recuerdo que cuando hacia clases de administración “I” en la universidad, el primer día de clases les pedía a mis alumnos que me mostraran, de manera gráfica, que es una empresa. Invariablemente todos dibujaban un organigrama.

Como se puede apreciar en diagrama siguiente una empresa es más que un organigrama. Es un sistema abierto que conforma una red de compromisos que interactúa con un medio ambiente de forma dinámica.

En el siguiente diagrama muestro que los procesos de negocios cruzan nuestra organización, sin embargo, su ejecución, monitoreo y control está fragmentado producto de una estructura jerárquica, compuesta por funciones que la gobierna, provocando serias ineficiencias, sobre todo en las fronteras entre funciones, donde la responsabilidad se diluye

Los procesos son trasversales, cruzan la organización, sin embargo, los sistemas de información que las apoyan están fragmentados, orientados a servir a la función más que al proceso.

Desde la era industrial y aun en nuestros días muchos directivos ven a la empresa como una máquina y no como un sistema dinámico.  En la era industrial se fragmentaron los procesos y fue bueno, para la época ya que se buscaba productividad (eficiencia y eficacia). Hoy reinan las tecnologías de la información y estas son cada vez más complejas, tratando de satisfacer las necesidades del medio, sin embargo, nuestros procesos de negocios siguen fragmentados al igual que en la era industrial, produciendo un gran derroche de recursos en su control. Las ineficiencias que se traspasan a los clientes.

La tecnología ha roto las barreras geográficas. De cualquier parte del mundo vendrán a competir con Ud. Los paradigmas que rigen nuestras organizaciones de hoy están siendo severamente cuestionados. Para permanecer en el mercado necesariamente hay que competir (ya no basta con ser grande y tener una larga historia). Con precios y productos similares la ventaja competitiva está en la diferenciación por el servicio integral que se otorga a los clientes.

Las organizaciones son sistemas, altamente sensibles a las innovaciones, a los eventos o a los azares propios del ambiente empresarial, y sus patrones de comportamiento emergen sin intencionalidad.

Principales características de la empresa como sistema abierto:

  • Alto grado de adaptabilidad,
  • Límites flexibles,
  • Múltiples vías de acción,
  • Interacción con el entorno,
  • Capacidad de adaptación.

Ventajas de este modelo empresarial

  • Facilita la adaptabilidad
  • Mejora la comunicación interna.
  • Mejora el servicio al cliente
  • Mejora la integración con Clientes y Proveedores
  • Fomenta la integración y la participación

 

CONCLUSIÓN

Debemos aprender a ver la empresa como un sistema abierto, compuesto por un sistema social (las personas que trabajan en la empresa) inserto en un sistema mayor y este en otro mayor y así sucesivamente.  Como sistema abierto tiene un medio ambiente con el cual interactúa. La interacción con el medio es otro punto neurálgico en donde muchos administradores fallan al no relacionarse ni interactuar con el medio ambiente, a modo de ejemplo puedo citar que muchas empresas aún siguen ofreciendo solo productos a sus clientes y no soluciones integrales a los problemas que los aquejan. Debemos ofrecer soluciones integrales a nuestros clientes, para ello podemos integrar nuestra cadena de valor tanto la cadena de valor de los proveedores como de los clientes generando un todo integrado, con el propósito de ofrecer un servicio que no distinga.

 

BIBLIOGRAFIA

  1. La quinta disciplina, Peter Senge
  2. La quinta disciplina en la práctica, Peter Senge
  3. La Danza del Cambio, Peter Senge
  4. El sistema empresa, Pablo Illanes
  5. El Proyecto Delta, Harnoldo Hax